Dokumentation der Mitarbeiterdaten

In der Anzeige über Arbeitsausfall wird ein einheitlicher Prozentsatz der Arbeitszeitverkürzung für alle Mitarbeiter angegeben. In der Praxis ist es oftmals so, dass sich die Verkürzung je nach Abteilung unterscheidet.
In diesem Dokument wird beschrieben, wie Abteilungen zusammengefasst werden können.
Danach wird erläutert, wie eine Stundendokumentation während der Kurzarbeit aufzubauen ist.
Außerdem werden Sonderfälle wie Betriebsferien, Krankheit oder Mutterschutz während der Kurzarbeit behandelt.

Wie werden Abteilungen / Mitarbeitergruppen zusammengefasst?

Damit Kurzarbeitergeld beantragt werden kann, ist es ausreichend, wenn mindestens 10 % der in dem Betrieb beschäftigten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer von einem Entgeltausfall von jeweils mehr als 10 Prozent ihres monatlichen Bruttoentgelts betroffen sind.
Demnach wäre es theoretisch möglich, bei 50 beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, bei 6 beliebigen Personen Arbeitszeit und Entgelt um 20 % zu reduzieren, um Kurzarbeit zu beantragen.
Dagegen spricht der allgemeine Gleichbehandlungsgrundsatz im Arbeitsrecht. Dieser besagt, dass der Arbeitgeber keinen einzelnen Arbeitnehmer aus willkürlichen Gründen schlechter als andere, mit ihm vergleichbare Arbeitnehmer behandeln darf.
Das bedeutet: Wenn in der Produktion 10 vergleichbare Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer arbeiten, darf der Arbeitgeber nicht anordnen, dass 4 von Ihnen auf 50 % Kurzarbeit geben und der Rest weiterhin Vollzeit arbeitet, sondern Arbeitszeit und Entgelt müssen bei allen gleichmäßig um 20 % reduziert werden.
Hält sich der Arbeitgeber nicht an diese Regelung, kann es sein, dass die Kurzarbeit nicht wirksam angeordnet wurde und somit deswegen von der Agentur für Arbeit kein Kurzarbeitergeld bezahlt wird. Nach unserem Kenntnisstand wird das von der Agentur für Arbeit nur bei einem offensichtlichen Missverhältnis geprüft. In allen übrigen Fällen kann es sein, dass die Anordnung durch ein Arbeitsgericht für nichtig erklärt wird.
Etwas anderes ist es, wenn in meinem Beispiel die 4 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer darum bitten, dass sie die Arbeitszeit reduzieren, weil sie die Zeit für die Kinderbetreuung benötigen. Hier sollte darauf geachtet werden, dass alle betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dieser Regelung zustimmen.
Ansonsten ist es wichtig darauf zu achten, vergleichbare Gruppen gleich zu behandeln.
Beispielsweise wird die Arbeitszeit der 10 Arbeitnehmer in der Produktion um 50 % reduziert, die 5 Arbeitnehmer im Verkauf für Endverbraucher machen wegen der Geschäftsschließung Kurzarbeit null, die Finanzbuchhaltung reduziert ihre Arbeitszeit um 20 % und die Lohnbuchhaltung reduziert wegen des erhöhten Arbeitsaufkommens gar nicht.
Die zugrunde liegenden sachlichen Gründe sollten so gut wie möglich dokumentiert werden.

Wie wird die Liste zur Dokumentation der Arbeitszeiten ausgefüllt?

Während der Kurzarbeit sind die geleisteten Stunden und die über Kurzarbeit zu vergütenden Stunden zu erfassen. Das gilt auch für alle Mitarbeiter, die ein Festgehalt beziehen.
Soweit Sie über eine betriebliche Zeiterfassung / Betriebsdatenerfassung verfügen, prüfen Sie bitte, ob die Arbeitszeiterfassung über diese Software abgewickelt werden kann. Bitte auch die Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung entsprechend anpassen.
Für die übrigen Mitarbeiter haben wir eine Zeiterfassungsliste als Beispiel bereitgestellt.
Wenn nur ein Teil der Mitarbeiter Kurzarbeitergeld bezieht, brauchen auch nur diese Mitarbeiter erfasst zu werden. Es sind alle Tage auszufüllen, an denen der Mitarbeiter normalerweise gearbeitet hätte.
Die gearbeiteten Stunden werden jeweils in der Spalte "AZ" eingetragen, die Kurzarbeitsstunden in der Spalte "KU".
Ein Mitarbeiter mit einer vereinbarten Wochenarbeitszeit von 25 Stunden trägt bei Kurzarbeit 20 % jeden Tag 4 gearbeitete Stunden und eine Stunde Kurzarbeit ein.
Wenn bei einem Mitarbeiter Urlaubsstunden abgebaut werden, sind diese in der Spalte U- einzutragen. Das gleiche gilt für Überstunden – diese bitte in der Spalte Ü- eintragen.
Der Beispielsmitarbeiter mit 25 Wochenstunden trägt jeden Tag 5 Stunden ein.

Wichtig:

Bitte in jedem Fall die tatsächliche Arbeitszeit und nicht die beantragte Arbeitszeit eintragen. Es ist kein Problem, wenn bei einer 40 Stunden Woche und beantragten Arbeitszeitverkürzung auf 30 Stunden am Montag bis Donnerstag jeweils 8 Stunden um am Freitag gar nicht gearbeitet wird. In diesem Fall wird das Kurzarbeitergeld bei diesem Mitarbeiter für 8 Stunden und nicht für 10 Stunden gezahlt.

Was ist mit Urlaub während der Kurzarbeit?

Wenn ein Mitarbeiter Urlaub beantragt hat und dieser genehmigt wurde, braucht der Arbeitgeber keine Verlegung dieses Urlaubs zu akzeptieren. Wenn der Urlaub in die Kurzarbeit fällt, darf der Arbeitgeber keine Verlegung akzeptieren, weil er sonst gegen § 96 Abs. 4 Nr. 2 SGB III verstoßen würde. Erkrankt der Mitarbeiter während des Urlaubs, so endet der Urlaub (§ 9 BUrlG) und der Mitarbeiter erhält Kurzarbeitergeld bzw. Teilkrankengeld (siehe Erläuterungen unter "Krankheit und Kurzarbeit").

Was ist mit Betriebsferien während der Kurzarbeit?

Wenn Betriebsferien während der Zeit der Kurzarbeit geplant waren, dürfen diese nicht verlegt werden. Stattdessen ist während dieser Zeit den Mitarbeitern das normale Urlaubsgeld zu bezahlen. Bitte diese Stunden in der Spalte "U" eintragen.

Was ist mit Krankheit vor und während der Kurzarbeit?

Sobald ein Anspruch auf Krankengeld besteht, entfällt der Vergütungsanspruch des Arbeitgebers.
Während des Lohnfortzahlungszeitraum wird unterschieden, ob die Krankheit vor der Kurzarbeit begonnen hat oder erst danach.

Beispiel:
Vom 1. April bis zum 31. Mai arbeitet der Betrieb zu 50 % in Kurzarbeit. Mitarbeiter 1 ist seit dem 23. März 2020 erkrankt. Mitarbeiter 2 erkrankt am 6. April 2020. Es bestehen keine Besonderheiten wie anrechenbare Vorerkrankungen.

Für Mitarbeiter 1 besteht die Verpflichtung zur Lohnfortzahlung vom 23. März 2020 bis zum 3. Mai 2020. Ab dem 4. Mai 2020 erhält er Krankengeld, d.h. ab dem 4. Mai wird weder Lohnfortzahlung noch Kurzarbeitergeld geleistet (§ 98 Abs. 3 Nr. 2 SGB III).
Vom 23. März 2020 bis zum 31. März 2020 gelten die normalen Regelungen zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.
Vom 1. April 2020 bis zum 3. Mai 2020 ist § 47b Abs. 4 SGB V einschlägig. Dieser lautet:
Für Versicherte, die arbeitsunfähig erkranken, bevor in ihrem Betrieb die Voraussetzungen für den Bezug von Kurzarbeitergeld nach dem Dritten Buch erfüllt sind, wird, solange Anspruch auf Fortzahlung des Arbeitsentgelts im Krankheitsfalle besteht, neben dem Arbeitsentgelt als Krankengeld der Betrag des Kurzarbeitergeldes gewährt, den der Versicherte erhielte, wenn er nicht arbeitsunfähig wäre. Der Arbeitgeber hat das Krankengeld kostenlos zu errechnen und auszuzahlen. Der Arbeitnehmer hat die erforderlichen Angaben zu machen.
Für den Mitarbeiter 1 bedeutet das, dass er genauso viel Geld bekäme als wäre er in Kurzarbeit.
Die Lohnfortzahlung in Höhe des Arbeitsentgeltes, das der Mitarbeiter (fiktiv für seine Arbeitsleistung) erhielte, wenn er nicht krank wäre, geht zulasten des Arbeitgebers (§ 4 Abs. 3 EFZG). Selbstverständlich ändert sich an der Erstattung für Betriebe, die unter Umlage 1 fallen, nichts.
Der Teil, der dem Kurzarbeitergeld entspräche, wird nicht von der Agentur für Arbeit, sondern von der Krankenkasse als Teilkrankengeld auf Antrag erstattet.
Diese Regelungen ergeben sich aus Abschnitt 4.4 der "Fachlichen Weisungen Kurzarbeitergeld" der Bundesagentur für Arbeit.
Ein Beispiel:
Mitarbeiter 1 hat eine wöchentlich vereinbarte Arbeitszeit von 40 Stunden bei einem Gehalt von 4.000,00 € brutto. In seiner Abteilung wurde eine Reduzierung der Arbeitszeit um 40 % angeordnet.
Dann bezahlt der Arbeitgeber 60 % von 4.000,00 € = 2.400,00 € brutto weiterhin als Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Weiterhin bezahlt der Arbeitgeber in Höhe des fiktiven Kurzarbeitergeldes von ca. 750,00 € netto (!) Krankengeld an den Arbeitnehmer. Diese 750,00 € werden dem Arbeitgeber nicht von der Agentur für Arbeit, sondern von der Krankenkasse des Mitarbeiters erstattet.

Die Situation von Mitarbeiter 2 wird in § 98 Abs. 2 SGB III geregelt. Er erhält gemäß § 4 Abs. 3 EFZG die Entgeltfortzahlung in Höhe der Arbeitszeit bei Kurzarbeit sowie Kurzarbeitergeld in der Zeit vom 6. April 2020 bis zum 10. Mai 2020. Danach erhält er Krankengeld.
Das bedeutet: Er verdient das gleiche wie ein vergleichbarer Mitarbeiter, der arbeitet.
Anmerkung:
Aufgrund von Durchschnittsberechnungen bei der Lohnfortzahlung können sich Abweichungen im Verdienst zwischen gesunden und kranken Mitarbeitern ergeben.

Was ist mit Mutterschutz und Beschäftigungsverboten während der Kurzarbeit?

Wird Kurzarbeit wirksam angeordnet, hat die Arbeitnehmerin lediglich einen Anspruch in dem Umfang wie ihre Kolleginnen und Kollegen, die weiterarbeiten. Das ergibt sich daraus, dass das Beschäftigungsverbot die (alleinige) Ursache für den Entgeltausfall sein muss. Bei Kurzarbeit ist das nicht der Fall (BAG vom 09.09.1971). Diese Kausalität gilt sowohl für den Mutterschutzlohn gemäß § 18 MuSchG als auch für den Zuschuss zum Mutterschatzgeld gemäß § 20 MuSchG.
Der Arbeitgeber erhält in der Regel seine Aufwendungen von der Krankenkasse erstattet (Umlage 2).
Hinweis: § 21 Abs. 2 Nr. 2 MuSchG regelt lediglich die Ermittlung des durchschnittlichen Arbeitsentgelts aber nicht die Höhe des auszuzahlenden Entgelts.

Downloads

Haftungsausschluss
Die hier dargestellte Rechtslage bezieht sich auf die Situation während der Corona-Krise. Wir weisen darauf hin, dass wir keine Rechtsberatung anbieten.
Wir übernehmen keinerlei Gewähr für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der bereitgestellten Informationen auf unserer Website. Alle Angebote sind freibleibend und unverbindlich. Wir behalten es uns ausdrücklich vor, Teile der Seiten oder das gesamte Angebot ohne gesonderte Ankündigung zu verändern, zu ergänzen, zu löschen oder die Veröffentlichung zeitweise oder endgültig einzustellen. Haftungsansprüche gegen uns, welche sich auf Schäden materieller oder ideeller Art beziehen, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der dargebotenen Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und unvollständiger Informationen verursacht wurden, sind grundsätzlich ausgeschlossen, sofern unsererseits kein nachweislich vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden vorliegt. Alle Formulare und Mustertexte sind unbedingt auf den Einzelfall hin anzupassen. Wir übernehmen keinerlei Haftung dafür, dass das jeweilige Dokument für den von Ihnen angedachten Anwendungsbereich geeignet ist. In Zweifelsfällen kontaktieren Sie uns bitte.


Copyright © 2020 by Dr. Müller, Hufschmidt Steuerberatungsgesellschaft mbH

Impressum / Datenschutzerklärung